4.使用細則の作り方

QUESTION :

 使用細則はどうやって作ればいいのですか?


ANSWER :

1 細則について

 細則は、マンション管理組合の中で管理組合規約で規定することのできなかった、細部の問題について規定するもので管理対象物等の諸条件によって取り上げられるものがちがいますが例をあげれば次のような細則があります。

  • 管理組合選挙細則
  • 会計処理細則
  • 管理費等滞納の督促及び延滞金等の徴収に関する細則
  • 管理組合業務委託細則
  • 諸届出に関する細則
  • 建築委員会細則
  • 駐車場運営細則
  • 集会所運営細則
  • 自転車置場運営細則

 以上の中から管理組合として必要な細則を取り上げ必要に応じ訂正、加筆し細則(案)を作成します。


2 各細則の概要

(1)管理組合選挙細則

 管理組合の役員の選挙に関する必要な事項を定めています。
 管理組合の役員をどのようにして、選ぶかについては、選挙によって選ぶ方法と輪番(順番)によって選ぶ方法(輪番制)とがあります。
 輪番制(順番制)というのは、例えば、フロアーをグループ別にして最初の役員は、101号室の区分所有者、次は102号室そしてその次は103号室の区分所有者というように、一定のルールに従って役員を選び出す方法です。
 管理組合の役員の選出は、どこの管理組合においても頭を痛めている問題です。役員のなり手が少ないからです。そのため、輪番制を採用する管理組合が多いようです。ここで取り上げた選挙細則は、主に選挙によって役員を選ぶ場合を想定していますが、輪番制を採る管理組合の場合でも、内容を一部手直しするだけでよいでしょう。

(2)会計処理細則

 会計処理に関する必要な事項を定めています。
 管理組合は敷地や共用部分を管理するためにあるのですが、それらを管理するためには、費用がかかります。この費用は、区分所有者から管理費や修繕積立金などという名目で徴収します。また、駐車場や集会所などの施設を利用させる場合には、利用者から利用科金を徴収します。
 これらを適切に管理運営していくため会計処理に関することを規定したものが本細則です。 なお、金銭の取扱いで特に注意していただきたいことは、通帳の届印は、理事長印及び会計担当理事印の副印とし、それぞれ別途に保管するという方法もあります。そうすることにより、相互監視が働き、不祥事を未然に防ぐことができるからです。

(3)管理費等滞納の督促及び延滞金の徴収に関する細則

 区分所有者が、管理費等を納入しない場合の督促の手続、延滞金の計算ならびに督促、収納するまでの間に要した費用の徴収に関して、必要な事項を定めています。

(4)管理組合業務委託細則

 管理組合の業務は、総会の承諾があれば、他に委託したり請負わせたりすることができます。この細則は、管理組合業務の一部を第三者に委託する場合における必要な事項を定めています。

(5)諸届出に関する細則

 管理組合規約には、区分所有者に一定の事由(例えば、長期不在)があれば、管理組合に届出をしなければならないことになっています。本細則は、管理組合の運営体制を確立するため、緒届の手続き及び届出様式を定めています。

(6)建築委員会細則

 計画修繕等を実施するに当たって、理事会を補佐し助言する諮問機関の設立に関して必要な事項を定めています。

(7)駐車場運営細則
(8)集会所運営細則
(9)自転車置場運営細則

 マンションには、区分所有者の共有に属する物で、使用料等を徴収して運営する施設があります。駐車場、集会所、自転車置場などがそれです。
 これらの物をすべての人が公平に使用できる場合には、使用料等を徴収しないことも考え
られますが、特定の者に一定の優先利用を認めることになりますと、公平の観点から使用料等を徴収することになります。
 駐車場、集会所、自転車置場の三つの運営細則は、これらの施設の使用の申込み、使用方法、契約内容など必要な事項を定めています。